Сегодня в бизнесе используется широкий спектр методов, направленных на повышение результативности работы компаний. Несмотря на появление новых решений, популярностью пользуются и классические способы оптимизировать трудовой процесс во благо процветания фирмы. К числу методов, позволяющих добиться сверхрезультативности, относится kanban (канбан). Эта система, будучи инструментом управления задачами, реализована во множестве сервисов и компаний. Ее внедрение помогает сотрудникам выполнять свои функции быстрее и лучше, а это дает возможность привлечения клиентов и повышения доходов, позволяет развиваться и выходить на новый уровень.
Немного истории
Канбан – это система, разработанная в Японии инженерами знаменитой компании «Тойота». В переводе kanban означает «рекламный щит», «вывеска» (кан – «визуальный», «видимый»; бан – «доска», «вывеска»). Систему канбан создали в конце 50-х годов XX века, а с 1962 года началось ее широкое внедрение на автомобильных предприятиях Toyota. Существует две версии появления новаторского по тем временам метода.
Версия 1. Концепция kanban родилась после того, как инженеры оценили удобство использования листков с заданиями, которые писали мастера участков и развешивали на видных местах. Листочки с информацией позволяли легко контролировать количество и сложность задач, очередность действий, загруженность сотрудников. В результате расширения такой практики на участках перестали накапливаться невыполненные задания, рабочий процесс стал логичным и предсказуемым на несколько шагов вперед, работоспособность бригад повысилась.
Версия 2. Компания «Тойота» открыла свое предприятие в США, и японские инженеры стали ездить по стране. Посещая супермаркеты, они сделали для себя открытие: подвоз товаров поставщиками производился по мере опустошения полок. То есть график подвоза регулировался интенсивностью продаж, и у владельцев супермаркетов не было необходимости хранить лишние объемы продукции, как это практикуется при жестком графике доставки партий товаров определенного объема.
Эти версии не противоречат друг другу, поэтому вполне вероятно, что при разработке метода канбан были использованы обе удачные идеи.
Суть системы
Канбан – это система, которой сложно дать четкое определение. Но ее суть раскрывается в двух базисных принципах:
- Количество одновременно выполняемых задач должно быть минимальным.
- Управление складскими запасами осуществляется по принципу just-in-time (в переводе это означает «точно в срок»).
Вытягивающее управление складскими запасами – ключевой момент системы канбан. Если производить продукцию, которая пока не продана, приходится:
- нести высокие расходы на складирование;
- задействовать большое количество персонала и тратить лишнее рабочее время;
- рисковать денежными вложениями в выпуск товаров, которые могут остаться нераспроданными.
Принцип вытягивающего управления канбан заключается в том, что выпуск определенной продукции начинается ровно в тот момент, когда ее актуальный запас подходит к концу. То есть склад «вытягивает» изготовление товаров из производства.
Внедрение методики kanban востребовано во многих сферах. Сегодня активно используются готовые сервисы, позволяющие автоматизировать заказ товаров у поставщиков. Как только количество единиц продукции на складе у заказчика достигает установленного минимума, система отправляет поставщику соответствующую заявку. Такой подход в первую очередь практикуется в сфере общепита и торговли продовольственными товарами.
Бережливое производство
Рассмотрим применение канбана в бережливом производстве на примере промышленной компании, выпускающей автомобили.
План продаж формируется на год, после чего разбивается помесячно. Это позволяет рассчитать среднее количество автомобилей, которое требуется выпускать в сутки. Специалисты по продажам начинают вести активные переговоры с дилерами о поставках машин на реализацию, учитывая рабочий план выпуска. В это же время склад готовит карточку, в которой указано, какое количество машин требуется изготовить и укомплектовать. Соответственно, пишутся карточки для каждого из цехов, где выпускают отдельные детали автомобиля, чтобы изготовление необходимых компонентов шло синхронно. К моменту, когда практически вся запланированная продукция изготовлена, для цехов по тому же принципу готовятся новые карточки канбан с указанием количества деталей каждого вида. Цикл повторяется снова и снова.
Мы видим, что при внедрении метода четко соблюдаются оба ключевых принципа системы kanban – за счет вытягивающего управления складскими запасами объем выполняемых задач сводится к необходимому минимуму. То есть каждое действие осуществляется ровно в тот момент, когда оно необходимо. Это и есть бережливое производство:
- экономно расходуются ресурсы и рабочее время;
- задействуется оптимальное количество работников, что благотворно сказывается на фонде заработной платы предприятия;
- нет необходимости оплачивать складское хранение излишков товара;
- поддерживается ровный рабочий ритм;
- конечный потребитель своевременно получает необходимый товар.
Особенности метода
При внедрении канбан достаточно учитывать главные принципы системы, так как жесткой структуры у метода нет.
Ограничение по времени. Зависит от характера деятельности организации: временные рамки могут отсутствовать или быть очень широкими, если речь идет о командной работе над достижением какой-то цели. На производстве определяется интервал для выполнения конкретных действий, чтобы элементы продукции выпускались синхронно. К примеру, у разработчиков ПО измеряется время, затраченное на решение каждой из задач, благодаря чему можно увидеть эффективность работы команды.
Минимизация количества задач и бережливое производство. Подход зависит от вида деятельности. На предприятиях сокращение количества задач достигается за счет отказа от выпуска лишней продукции и грамотного распределения заданий среди исполнителей. В области создания нового продукта задачи выгоднее не дробить на мелкие, а объединять в крупные. В этом случае работа над заданием осуществляется поэтапно: каждый исполнитель или команда делает свою часть и передает продукт дальше по цепочке. Такой конвейерный подход в рамках системы канбан позволяет каждому из сотрудников избежать лишнего труда – он выполняет конкретные задания по мере их появления.
Визуализация. Использование средств визуализации в рамках метода канбан позволяет сотрудникам компании в любой момент видеть перечень актуальных задач и расставлять приоритеты при их выполнении с учетом срочности. Основной инструмент визуализации – канбан-доска, которая представляет собой таблицу с несколькими столбцами. В каждом из них размещены стикеры с задачами.
- Колонка 1. Глобальные цели. Здесь указывается, что требуется получить через определенный промежуток времени (полгода, год и т. д.).
- Колонка 2. Текущие задачи, требующие выполнения. Чем выше стикер, тем выше приоритет задачи, ее срочность.
- Колонка 3. Этапы работы над задачей. Стикер с задачей перемещается по колонке по мере ее выполнения.
- Колонка 4. Тестирование. Здесь располагаются выполненные задачи, находящиеся на проверке.
- Колонка 5. Выполненные задачи.
На канбан-доске также может отображаться количество сотрудников для решения тех или иных задач и иная информация, которая помогает структурировать и оптимизировать рабочий процесс. Цвет стикеров также может что-то означать, например говорить о срочности.
Еще один инструмент визуализации – карточки kanban, о применении которых было рассказано выше на примере функционирования предприятия по выпуску автомобилей. Впервые карточки канбан стали применяться на предприятиях Toyota. Канбан-карточки могут иметь различное назначение и нести разную информацию. Их функция – обеспечивать взаимосвязь частей целого для успешной работы всего предприятия или организации. Карточки канбан удобны для применения в крупных компаниях с большим количеством подразделений, производств. Если коллектив небольшой, достаточно использовать kanban-доску.
Количество выполняемых задач. Определяется, сколько задач сотрудник должен выполнить за определенный срок. Это позволяет избежать накопления заданий и связанного с этим снижения продуктивности работы.
Фокусировка на работе. Kanban – это система, которая позволяет вместо постоянного планирования дел выполнять текущие задачи. Приоритетом является фокусировка на невыполненных задачах и их решение за счет правильного использования ресурсов, привлечения дополнительных сил и т. д.
Улучшение. Так как система ориентирована на поэтапное выполнение задач, какие-либо проблемы с качеством работ или продукции быстро выявляются и оперативно устраняются. Внимание к мелочам в рамках метода позволяет постоянно шлифовать технологии и повышать уровень продукции.
Вывод
Преимущество системы канбан в ее простоте и использовании визуальных средств, поскольку большинство людей лучше всего воспринимают наглядную информацию. Kanban – это метод, который подходит для управления небольшими и средними проектами с линейной структурой. Для многоуровневых проектов удобнее использовать иные, более сложные и современные системы управления.
