Мы с теми, кто не стоит на месте!
Москва,
ул.Вавилова 69/75 офис 709

Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде. При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация. Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.

Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:

Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.

Структура и примерное содержание письма-отказа

Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:

Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.

Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.

Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:

«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,

«Уважаемая Ирина Ивановна!».

Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .

Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;

«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;

«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».

Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение. Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились. В качестве примера можно использовать такие фразы:

«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;

«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;

«Ваш опыт заслуживает уважения»;

«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;

«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».

Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:

 «Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;

«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;

«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».

Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант – написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:

«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;

«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».

Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.

Стиль письма-отказа

Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику. Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно. Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии. Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.

Оформление письма-отказа

На бумаге. Письмо можно распечатать на простом листе бумаге или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации. Отказ пишется в единственном экземпляре, обязательно датируется, при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции. В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.

В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить в дальнейшем деловые отношения с адресатом, постарайтесь не употреблять негативные формулировки. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные формулировки:

«Об участии в мероприятии»;

«О приглашении на семинар»;

«Решение по Вашему резюме».

Наши тренеры:

Яндекс.Метрика